apahabar.com, MARABAHAN – Meski hanya berupa tumpukan kertas, pengelolaan kearsipan pemerintah tidak bisa dipandang enteng.
Faktanya banyak imbas akibat kegagalan pengelolaan arsip. Mulai dari hilangnya beberapa arsip milik pemerintah, kemudian polemik aset pemerintah karena tidak didukung kepemilikan arsip.
Termasuk kesulitan menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat, serta penumpukan arsip di sembarang tempat.
Permasalahan kearsipan itu lantas berusaha ditanggulangi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui sistem Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Namun demikian, penerapan JRA juga tidak terlalu mulus. Situasi tersebut disebabkan keterbatasan pemahaman atas ketentuan-ketentuan JRA.
“JRA sebenarnya sudah lama dicetuskan ANRI. Hanya penerapan di lapangan masih buruk, baik SKPD kabupaten maupun kecamatan,” papar Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Batola, Hj Harliani, Jumat (15/11).
“Padahal arsip bukan cuma tumpukan kertas, tetapi termasuk informasi yang berguna. Pun salah satu keberhasilan reformasi birokrasi pemerintahan diperlihatkan dari keberhasilan pengelolaan arsip,” imbuhnya.
Tidak ingin terus berkutat dengan permasalahan yang sama, Disperpusip beberapa kali menggelar Bimbingan Teknis (Bimtek) pengelolaan arsip, terutama penerapan JRA.
“JRA sendiri berupa pedoman pemusnahan, penyusutan dan mempermanenkan arsip. Artinya selembar kertas arsip tidak bisa dimusnahkan begitu saja, sebelum sesuai petunjuk ANRI melalui JRA,” jelas Harliani.
“Biasanya arsip yang berumur 10 tahun, seenaknya saja dibakar. Padahal terdapat arsip-arsip seperti Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) tak bisa dimusnahkan begitu saja, sekalipun berumur 10 hingga 15 tahun. Selain menjadi referensi, DPA juga menjadi bukti,” imbuhnya.
Dalam ketetapan ANRI, terdapat JRA keuangan, JRA kepegawaian, serta JRA non kepegawaian dan non keuangan.
Di antara JRA keuangan yang harus dipermanenkan adalah arah kebijakan umum, strategi dan prioritas APBD, nota keuangan daerah dan Rancangan Perda APBD, dan nota jawaban DPRD.
Sementara bahan penyusunan daftar usulan proyek dapat dimusnahkan, setelah berusia 4 tahun. Demikian pula perhitungan anggaran, ketika sudah berusia 5 tahun.
Contoh JRA kepegawaian yang dapat dimusnahkan antara lain penetapan pengumuman kelulusan, atau berkas kepegawaian dan daftar urut kepangkatan. Namun pemusnahan berkas ini harus dilakukan 2 tahun kemudian.
“Dengan sistem JRA, kantor-kantor SKPD tidak lagi dipenuhi tumpukan-tumpukan arsip. Lantas arsip-arsip permanen ditaruh di kotak khusus disediakan ANRI,” beber Harliani.
“Kami memesan sebanyak 1.000 kotak untuk tahun anggaran 2020. Bukan kotak biasa, karena terdapat pengaturan tingkat keasaman yang mempengaruhi ketahanan kualitas arsip,” tandasnya.
Baca Juga: Sekali Klik Silada Jamutaru, Seisi PUPR Batola Terbuka
Baca Juga:Sepakat Anggaran Naik, DPRD Batola Juga Beri Catatan
Baca Juga:Dimulai Hari Ini, Berikut Alokasi CPNS di Barito Kuala
Baca Juga: Rumahnya Dibedah PKK Batola, Ghalib Pun Tersenyum
Reporter: Bastian Alkaf
Editor: Puja Mandela